【25年3月16日 『逢坂誠二の徒然日記』8110回】
昨日午前、帰函し、市内でいくつかのイベントに参加し、午後は「未来おしゃべり会」＠まちせん、夕方は松前町での「陽春の集い」を開催しました。多くの皆さんと濃密な話をすることができ本当に有り難く、感謝しております。

今朝は、午前2時過ぎに目覚め、寝付けなかったため日記を書き始めました。午前2時の函館は、薄雲が広がり星は見えません。気温は氷点下1度程度。日中も曇り、予想最高気温は4度程度の見込みで、夕方から雪になるとのことです。今日も公文書に関する長い日記です。

1）公文書の記録のあり方
日本の公文書管理の大きな問題の一つは、行政などの諸活動を「どのように記録するかについてのルールが曖昧」なことです。公文書管理法第4条には、後に検証できるように文書を作成する義務規定があるですが、この規定が空文化しています。公文書をどんなにキチンと管理しても、電子化しても、その公文書に必要なことが記載されていなければ意味のない公文書になります。

この第4条を生かすために、記録の仕方について的を絞って議論することもとても大切なことです。今回は、記録に的を絞った提言案です。

＝＝公文書の記録のあり方に関する提言（案 Ver.1 ）＝＝

1. 現状と課題

(1) 公文書管理法第4条の問題点
公文書管理法第4条は、「経緯も含めた意思決定の過程を合理的に跡付け、検証できるように文書を作成しなければならない」と定めている。しかし、「どのような内容を記録すべきか」の具体的なルールが明確でないため、行政などの機関によって記録の質にばらつきがあるだけでなく、この規定が遵守されないケースも多く見られる。

(2)「どのように記録するか」のルールが曖昧であることの問題点
– 統一的なガイドラインがないため、機関ごとに記録の質が異なる
– ある機関では詳細な議事録を作成するが、別の機関では要約しか残さないといった不均衡が生じる。
– 「経緯」の記録が軽視され、政策決定の透明性が確保されない
– 意思決定の最終的な結果は公文書として残っても、「その決定に至る過程」や「議論された選択肢」が記録されないことが多い。
– 責任の所在が不明確になりやすい
– どのような議論を経て決定されたかが記録されなければ、「誰がどのような意見を述べたか」が曖昧になり、政策の正当性を検証できなくなる。
– 記録を意図的に作成しないケースも存在する
– 政治的・行政的に不都合な情報が残らないよう、記録を作成しない、または簡略化するケースがある。

2. 記録の質を向上させるための具体的なルール設定
公文書管理法第4条の規定を実効性のあるものにするため、各機関が公文書を作成する際の具体的な記録ルールを明確化する必要がある。特に、政策形成過程に関する記録については、以下のような点を確実に記録するルールを設けるべきである。

(1) 政策の発生源の記録
「政策がどこから発生したのか」を明確にする
– 国民からの意見（パブリックコメント、陳情、請願など）
– 有識者会議からの提案（具体的な報告書や発言内容）
– 省庁内部の協議（会議の記録、検討課題の整理）
– 国会での提案（議員提出法案、審議の過程）
– 国会議員・政党からの提案（議員からの要請、政策要望）
– 政務三役（大臣・副大臣・政務官）からの指示（正式な指示メモ、口頭指示の記録）
– 上司からの指示（省庁内部の方針決定過程）

(2) 政策検討の経緯の記録
「どのような場で議論し、どのような意見が出たのか」を詳細に記録する
– 検討会や有識者会議での議論（発言内容、提案された代替案）
– 官僚同士の協議（内部会議のメモ、メールのやり取り）
– 各省庁との調整（合意内容、反対意見の記録）
– 与党・野党との協議（各党の意見、交渉の経過）

(3) 政策決定の記録
政策決定の過程を適切に記録するためには、以下の3つの段階での記録が必要である。

　1. 担当省庁内での議論の記録
– 政策の発生源（どのような背景・問題意識から提案されたか）
– 省庁内の議論の経過（どの部局がどのような議論をしたか、主な意見や反対意見）
– 検討資料・試案の作成過程（初期案、修正案の履歴を記録）

　2. 各省庁との協議の記録
– 関係省庁との折衝経緯（どの省庁とどのような調整を行ったか）
– 各省庁の意見・異論の記録（調整過程での意見の対立や修正内容）
– 合意に至るまでの修正プロセス（各省庁との妥協点、政策修正の理由）

　3. 閣議決定における記録
– 閣議提出時の資料とその作成過程
– 閣議での議論内容（主な発言、確認事項）
– 最終決定の背景と理由（政策決定の根拠と考慮事項）

3. 記録ルールを強化することで得られるメリット
– 政策形成の透明性が向上し、国民が意思決定の過程を理解できる
– 政策決定の責任の所在が明確になり、説明責任が果たせる
– 行政の一貫性が保たれ、後の検証や政策改善が容易になる

4. 具体的な改革提案
1. 公文書作成の基準を明確化するガイドラインを策定
2. 電子メール・チャットの記録を公文書として義務化
3. 意思決定プロセスごとの記録フォーマットを統一
4. 公文書管理の専門職（レコードマネージャー）を育成し、記録の精度を高める
5. 公文書管理の独立監視機関を設立し、適正な記録作成を監督
6. 記録を怠った場合の罰則を強化（改ざん・廃棄・未作成の罰則規定を強化）

5. おわりに
日本の公文書管理の大きな課題の一つは、「どのように記録を作成するか」に関する具体的なルールが不足していることである。公文書管理法第4条を実効性のあるものにするためには、政策形成の各段階で何を記録すべきかを明確にし、統一的なルールを策定することが不可欠である。

このような改革を進めることで、行政の透明性を向上させ、国民に対する説明責任を強化し、政策決定の質を高めることができる。

＝＝＝＝

今後、この考え方を基本としながら、公文書の記録のあり方についてより具体的に検討を進めたいと考えています。

【25年3月16日 その6413『逢坂誠二の徒然日記』8110回】
＝＝逢坂誠二への個人献金はこちらです。＝＝
ohsaka.jp/support.html
go2senkyo.com/donate/agree/123556
#逢坂誠二 #おおさか誠二 #立憲民主党 #立憲 #立民 #政治家 #国会議員 #衆議院議員 #函館 #五稜郭 #日記 #公文書管理