【25年3月15日 『逢坂誠二の徒然日記』8109回】
午前4時30分の都内の空、多少雲がありますが、雨は降っていません。気温は5度程度です。日中も曇り、多少雨が降るかもしれません。予想最高気温は12度程度で、昨日よりは寒くなります。今日、朝の便で帰函します。

1）公文書管理の改革提言（案Ver.1）
公文書管理に関し、以前書いたものをさらに進化させました。長いですが（笑）

＝＝公文書管理の改革提言：透明性と説明責任の確立に向けて（案 Ver.1）＝＝

1. 現状と課題

(1) 公文書管理の重要性
公文書は、行政などの意思決定過程や事務活動の実績を記録する重要な資源であり、国民に対する説明責任を果たすための基盤となる。適切に管理されることで、行政の透明性が確保され、政策の正当性や継続性が担保される。

(2) 日本の公文書管理の現状と問題点
しかし、日本の公文書管理には、以下のような深刻な課題が存在する。

1. 記録作成の形骸化と「組織共用」要件の悪用
– 「組織共用」の要件があるため、個人メモとされると公文書に該当せず、情報公開の対象外となるケースがある。
– その結果、意思決定の重要な記録が意図的に「個人メモ」扱いされ、記録に残らないことがある。
– 「記録は責任追及につながる」という認識が根強く、記録を作成しない文化が存在する。
– 組織共用の有無に関わらず、職務上作成・取得した文書を公文書とすることで、意思決定過程の記録を適切に残し、意図的な記録回避を防ぐべきである。

2. 記録のあり方に関するルールの不明確さ
– 「どのような内容を記録すべきか」の具体的なルールが明確でないため、行政などの機関ごとに記録の質にばらつきがある。
– 意思決定の最終結果は記録されても、「その決定に至る過程」や「議論された選択肢」が記録されないことが多い。
– 結果として、政策決定の責任の所在が曖昧になり、検証や説明責任を果たせないケースが生じる。

3. デジタル化の遅れと電子コミュニケーションの管理不備
– 依然として紙媒体の文書管理が主流であり、検索性・アクセス性が低い。
– 電子メールやチャットツールでのやり取りが公文書として統一的に管理されていない。
– 一方、デジタル化が進んでも、記録を作成しない文化が残る限り、根本的な解決にはならない。

4. 公文書の恣意的な廃棄・改ざん
– 公文書の保存期間や廃棄基準が各機関の裁量に委ねられており、統一性が欠けている。
– 重要な文書が短期間で廃棄され、「すでに破棄したので存在しない」と説明されるケースが多発している。
– 森友学園問題や桜を見る会の名簿問題など、意図的な改ざん・隠蔽の事例が繰り返されている。

5. 公文書管理機関の独立性の欠如
– 日本の公文書管理は、国立公文書館や内閣府の公文書管理課が担っているが、いずれも独立性が弱く、強制力を発揮できていない。
– 国立公文書館は内閣府の管轄であり、政府の影響を受けやすい組織となっている。
– また、内閣府公文書管理課も各行政機関に対して強い指導力を発揮できず、公文書管理の改善を促せていない。

6. 国民のアクセス性の低さ
– 情報公開請求の手続きが煩雑で、請求しても行政側の対応が遅延するケースが多い。
– 公文書のデータベース化が進んでおらず、国民が直接アクセスできる仕組みが不足している。

2. 公文書管理の改革提案

(1) 「公文書記録管理院」の創設
– 政治的影響を排除し、会計検査院と同等の独立機関とする。
– 各行政機関に対し、公文書作成・保存の義務を強制し、違反時には是正命令を出せる権限を持たせる。
– 公文書の保存基準や廃棄ルールを統一し、一元的に管理する。

(2) 記録のあり方に関する明確なルール策定
– 政策の発生源（国民の意見、議員の提案、省庁内の議論など）を記録することを義務化する。
– 検討の経緯（どの場で議論され、どのような意見が出たか）を確実に記録する。
– 政策決定のプロセスを段階ごとに記録し、意思決定の背景や理由を明確にする。
– 組織共用されていない職務上の記録も公文書として扱い、適切に保存・管理する。

(3) デジタルアーカイブの構築
– 公文書の電子化を加速し、保存・検索性を向上させる。
– 全国的なデジタルアーカイブを構築し、国民が直接アクセスできる仕組みを提供する。
– 電子メールやチャットの記録も必要に応じて公文書として保存対象にする。

(4) 公文書管理の罰則強化
– 意図的な改ざん・廃棄には刑事罰（罰金・禁固刑）を適用する。
– 管理責任者が公文書管理違反に関与した場合、懲戒処分を義務付ける。

(5) 国民参加型の仕組みの構築
– 情報公開請求の簡素化と迅速化を進め、国民のアクセス性を向上させる。
– 公文書管理に関する教育や啓発活動を推進し、記録文化を社会全体に定着させる。

3. 期待される効果

– 行政の透明性が向上し、政策決定の過程が検証可能になる。
– 説明責任が強化され、政策の正当性が確保される。
– 改ざん・廃棄の防止策が強化され、健全な記録管理が実現する。
– デジタル化が進み、国民の利便性が向上する。

4. おわりに

公文書管理の改革は、単なる技術的な問題ではなく、民主主義の根幹に関わる問題である。適切な制度改革を実施し、透明性と説明責任を確立することで、日本の行政などの運営の信頼を回復することが求められる。

以上の考え方をもとしつつ、より具体的な政策の検討を進めることとする。

【25年3月15日 その6412『逢坂誠二の徒然日記』8109回】
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