今朝は寝坊しました。午前6時の都内、晴れ。東の空が明るくなっています。気温は5度程度です。日中も晴れ、14度程度になる見込みです。

1）文書等のスキャンについて
先日、私がXに投稿した文書スキャンの動画をきっかけに、多くのご意見やご指摘を頂きました。
せっかくの機会ですので、私が日頃どのように文書や資料を扱っているのか、改めて整理しておきます。

＝＝会議資料など＝＝
　＊会議で頂く資料は、原則クラウドで管理
　＊先方の都合で紙媒体で配布される場合は、スキャンしてPDF化しクラウド保存
　＊閲覧は主にタブレット端末（GoodNotes使用）で行い、テキスト入力・手書きメモ・写真貼付などにも対応
　＊紙のサイズは、配布資料の多くがA4サイズ（例外的にA3、B5）
　＊製本資料のうち、バラせるものはページを外し、スキャンしてクラウド管理に移行しています。

こうした方法をとっても、変形サイズ資料や特殊印刷物など、一部は紙媒体のまま活用せざるを得ないものもあります。

＝＝新聞・雑誌・書籍＝＝
　＊朝日、毎日、読売、日経、産経、北海道、函館新聞、日刊ゲンダイ…といった新聞は、すべて電子版で購読しています。
　＊例外は日本農業新聞や水産系の新聞で、こちらのみ紙版です。
　＊雑誌も原則電子購読。電子版がないものは、ページをバラしてスキャンし、クラウドに整理しています（いわゆる「自炊」）。
　＊書籍も可能な限り電子版で購入し、電子版が存在しないものは必要に応じて自炊することがあります。

以上が、私の現在の文書管理の基本方針です。

＝＝スキャン等について＝＝
電子データの活用を原則としていますが、届けられる書類の多くは紙媒体が多いのが現実です。関わっている方々が多様ですから、当然なのかもしれません。そのためにスキャンは重要です。

　＊スキャンは複合機とScanSnapの併用です
　＊作業は原則的に秘書が行います
　＊機密性の高いもの、個人情報、急ぐものは私がスキャンします
　　（私が対応したものは、スキャン後、原則シュレッダー処理。）
　＊複合機とシュレッダーは東京事務所と函館事務所に設置
　＊ScanSnapは両事務所及び自宅にも設置
　　
業務効率を高め、どこにいても資料にアクセスできることを重視していますが、より良い方法があれば、これからも柔軟に取り入れていくつもりです。

この私の管理方式について、もっと良い方法があるなど意見があれば、勉強したいと思っています。

【25年11月19日 その6661『逢坂誠二の徒然日記』8358回】
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